1ère solution en ligne agréée SEFI

Pourquoi SEFI?

" SEFI, c’est zéro papier, la fiabilité et l’accélération des règlements."

Prescription en ligne

SPEi

Récupération de la prescription via n° unique ou saisie d’une prescription.

Réservation du transport.

Sélection du transport à effectuer.  Création de la prestation correspondante.

Saisie de la prestation

Contrôle des données du prescripteur, des ayants-droit, du RNT et du prix.

Signature Electronique

Une fois le transport réalisé, le patient signe sur pda ou smartphone pour attester que la mission a été faite. Cette signature sera apposée sur les pièces justificatives.

 

Dématérialisation 
des pièces justificatives :

SCOR

Scannérisation des Ordonnances.

 

Facturation en Ligne

FEL

Validation et envoi automatique de la FEL aux Caisses.

Envoi des lots SCOR :

pièces signées électroniquement.

 

Le 17 Mars, Lomaco a reçu du CNDA l’agrément SEFI pour sa solution web Lomaco Online.  Déjà détentrice de l’agrément pour son logiciel Isis, la société a repris le dossier pour l’intégrer à son applicatif en ligne, amenant aujourd’hui Lomaco Online à isopérimètre d’Isis.

Les 2 experts en développement, Cyril Moulène et Serge Rouzières, partagent avec nous leur avis et les retours des clients sur ce service.

1/ En 2 mots, en quoi consiste le Service Electronique de Facturation Intégré?

Serge : « Le système SEFI correspond à la dématérialisation du processus de facturation. C’est la mise en application de l’évolution numérique actuelle au monde de la gestion ambulancière. L’obtention de l’agrément SEFI sur Lomaco Online complète la transition numérique entamée par Lomaco et par la profession depuis plusieurs années.

Lomaco a été le 1er éditeur à le mettre en place déjà sur Isis ».

2/ Quels sont les avantages de SEFI par rapport à une télétransmission B2 classique ?

Serge : « SEFI, c’est zéro papier, la fiabilité et l’accélération des règlements. Aujourd’hui, le délai entre la facturation et la réception du règlement de la caisse est considérablement réduit. »

Cyril : « Plus besoin de télétransmettre, la facture est directement envoyée aux services de la CNAM. La CNAM réceptionne les FEL et les dispatche aux différentes CPAM.

SEFI limite les rejets. En effet, ce système pensé par la CNAM regroupe 13 webservices dédiés au contrôle des informations du patient, du RNT, des tarifs, des prestations… La principale réticence rencontrée est la crainte face au changement des habitudes mais une fois le temps d’adaptation passé, personne ne veut revenir en arrière. Toutes  les sociétés, petites ou grandes, vont devoir entamer un tournant numérique. »

Plus besoin de regrouper les pièces justificatives papier, de faire signer le patient sur papier ni d’envoyer ou de se déplacer aux Caisses. Tout est traité en ligne, associé directement à la prestation en cours de facturation. Gain de temps, gain d’argent, plus d’impression, plus de frais d’affranchissement.

3/ Quelle est la différence entre SEFI sur logiciel traditionnel Isis et sur notre solution web Lomaco Online?

Serge : « Sur Isis, le traitement des lots SCOR bloquait la facturation. Maintenant, sur Lomaco Online, le traitement se fait en tâche de fond, vous pouvez continuer à facturer. Encore un gain de temps ! »

Cyril : « Evidemment, la nouvelle version SEFI sur application fullweb Lomaco Online bénéficie de notre savoir-faire sur la version traditionnelle. Toutes les remarques que vous avez pu nous faire ont été prises en compte dans cette version. »

 De plus, avec la signature électronique, faites signer vos patients directement sur votre PDA ou smartphone.

 

 

Parmi les plus gros clients de Lomaco en volume de factures émises, figure le groupe Harmonie Ambulance.

Murielle DEMARBRE, Responsable du contrôle interne, témoigne des avantages de l'utilisation de SEFI dans une structure comme celle d'Harmonie.

"- Un gain de temps et des économies de frais de gestion (plus d’affranchissement, plus d’enveloppe, plus d’impression)

- Une sécurisation sur les droits du patient via l’interrogation au système SEFI sur les modalités de prise en charge (une fiabilité et une meilleure précision sur les droits du patient si l’on compare à PEC+)

- Les pièces justificatives numérisées sont automatiquement classées et archivées en lots, de manière sécurisée dans le système métiers (ISIS)

- Diminution des rejets, voir même absence, dès lors que les factures sont sous le format  « FEL ».

- Une réelle traçabilité : une fois scannées, les pièces justificatives sont conservées dans le dossier du patient. Il est ainsi plus simple d’assurer le bon suivi des patients et de leur transmettre ultérieurement une copie, si nécessaire. (gain de temps pour les services « recouvrement »)

- Plus de tri des pièces justificatives,

- Plus d’envoi par voie postale à la caisse de rattachement. Les pièces justificatives sont transmises via le logiciel métier ISIS (SCOR) après envoi des factures électroniques (FEL) et des factures B2 télétransmises.

- Paiement sous 3 jours de nos prestations facturées  (gain de trésorerie)

- Fin de l’archivage et fin du papier."

 

 

Comment cela a-t-il changé les habitudes de travail de vos collaborateurs et l’organisation de votre entreprise ?

 

"Un changement total sur la méthode de travail. Mise en place d’une nouvelle procédure et d’une nouvelle organisation. Réorganisation du poste de travail. Nous avons séparé le processus facturation en deux parties

- Un service facturation : établissement de la facture + scan des documents à la facture (agence +siège)

- Un service télétransmission + SCOR situé au siège pour l’ensemble des services

 

Savez-vous quel est le volume de factures émis par votre groupe via le service SEFI ?

 

Le volume émis via le système SEFI représente 100% de nos transports sanitaires, soit 75.4% de notre activité."

 

Les avantages de SEFI :

Aujourd’hui HARMONIE AMBULANCE est présent sur 15 départements. Un service facturation est situé au siège de SAINT BENOIT et  gère 9 départements. Les  6 autres départements ont conservé leur propre service facturation sur agence.

 

 Soit, 16 collaborateurs ayant pour fonction de facturer.
HARMONIE AMBULANCE = 800 collaborateurs

 

Les chiffres :

- 2500 à 2800 transports/jour ouvré

Nos activités se décomposent de la façon suivante :

- 75.4% de transports sanitaires = SEFI (FEL +B2)

- 12.5% de transports taxis conventionné = facturation B2 + envoi de lots télétransmis sous format papier

- 12.1% de de transports divers (Contrats d’assistances, contrats hospitalier …)

Connaissez-vous le montant des économies que vous avez réalisées ?

 

"Un gain économique est à souligner sur l’affranchissement, le papier et l’impression selon nos premières analyses.

 

La mise en place de SEFI à l’ensemble du groupe est trop jeune pour vous communiquer des chiffres. La mise en place du process  à l’ensemble du groupe s’est effectué sur 6 mois. (Application et déroulement du projet de septembre 2016 à mai 2017)

En effet, entre la formation, les tests, leur validation de mise en application, il nous a été important d’accompagner nos collaborateurs
« agents facturiers » et ambulanciers. En effet, le projet de SEFI s’accompagnait de la dématérialisation de la signature patient via les PDA.

 

Pour une structure moyenne de 1.9M€ annuel, deux jours de formation suffisent à la mise en place de SEFI."

€conomies

temoignage-cpam
Les chiffres 2016 sur l’objectif TLS SEFi viennent de paraître officiellement. Nous avons atteint 100 % de l’objectif […] Je tenais à vous féliciter pour cette collaboration efficace […] Merci à toute l’équipe LOMACO.
CPAM
temoignage-cpam
Je voulais vous remercier pour votre collaboration sur SEFI pour cette année 2016. Les[…] ambulanciers prévus sont bien passés en SEFI. Nous continuerons notre collaboration l’année prochaine sans aucun doute. Je vous souhaite de passer de très bonnes fêtes de fin d’année. Bien cordialement,
CPAM
temoignage-cpam
Bonjour, Nous vous informons que le travail de votre technicien […] est remarquable. Il a fait preuve de patience, de disponibilité et de professionnalisme. Malgré, les petits obstacles rencontrés chez les facturières et la tempête [...) Nous tenons à remercier l'équipe LOMACO pour son travail de déploiement du SEFi concernant nos transporteurs sanitaires […] et pour le passage en SESAM VITALE 1.40 et SCOR de nos fournisseurs de matériels médicaux. Remerciements également à [Mr le commercial] pour son déplacement dans notre département et pour le respect de ses engagements auprès de la CPAM et de nos transporteurs.
CPAM

Les CPAM témoignent :